Η Πρόκληση
Ένα μεσαίο ελληνικό λογιστικό γραφείο με πάνω από 200 πελάτες πάλευε με μια ολοένα και πιο μη βιώσιμη διαδικασία διαχείρισης προθεσμιών. Με 9 διακριτούς τύπους υποχρεώσεων (ΦΠΑ, ΑΠΔ ΕΦΚΑ, ΑΠΔ ΤΕΚΑ, ΣΕΠΕ, ΦΜΥ, ΑΔΕΙΕΣ, ΕΝΔΟΚ, MyData και ΦΕ), το γραφείο βασιζόταν σε φύλλα εργασίας και χειροκίνητες καταχωρίσεις ημερολογίου για να παρακολουθεί χιλιάδες επαναλαμβανόμενες προθεσμίες σε όλο το πελατολόγιό του.
Το προσωπικό ξόδευε ώρες κάθε εβδομάδα διασταυρώνοντας προγράμματα υποχρεώσεων και, παρά τις προσπάθειες, κάποιες προθεσμίες χάνονταν. Κάθε χαμένη προθεσμία είχε πραγματικές συνέπειες: πρόστιμα από τις φορολογικές αρχές, πιθανή ευθύνη για το γραφείο και πληγωμένες σχέσεις με πελάτες.
Η Προσέγγιση
Διεξαγάγαμε πλήρη ανάλυση του τοπίου υποχρεώσεων του γραφείου και σχεδιάσαμε ένα ειδικά φτιαγμένο σύστημα παρακολούθησης:
- Χαρτογράφηση Προθεσμιών: Καταγραφή και των 9 τύπων υποχρεώσεων με τις περιοδικότητες, τα παράθυρα υποβολής και τις εξαρτήσεις τους
- Ανάλυση Πελατολογίου: Αντιστοίχιση των υποχρεώσεων κάθε πελάτη βάσει νομικής μορφής, δομής υποκαταστημάτων και κανονιστικών απαιτήσεων
- Λογική Αυτόματης Ολοκλήρωσης: Μηχανή κανόνων που σημειώνει αυτόματα τις υποχρεώσεις ως ολοκληρωμένες όταν καταχωρείται αποδεικτικό υποβολής, μειώνοντας τις χειροκίνητες ενημερώσεις
- Μοντέλο Δικαιωμάτων: Δικαιώματα προσωπικού ανά υποχρέωση, ώστε οι νεότεροι λογιστές να χειρίζονται τις συνήθεις υποβολές και οι έμπειροι να εποπτεύουν τις σύνθετες υποχρεώσεις
- Υπο-γραμμές Υποκαταστημάτων: Ιεραρχική παρακολούθηση για πελάτες με πολλά υποκαταστήματα, καθένα με ανεξάρτητο πρόγραμμα υποχρεώσεων
Η Λύση
Μια αυτοφιλοξενούμενη πλατφόρμα παρακολούθησης υποχρεώσεων, φτιαγμένη ειδικά για ελληνικά λογιστικά γραφεία, που αντικαθιστά τα φύλλα εργασίας με κεντρικό πίνακα με ορατότητα πραγματικού χρόνου σε όλο το πελατολόγιο.
Αρχιτεκτονική
Στρώμα Πίνακα
Ενιαία εικόνα όλων των πελατών, υποχρεώσεων και προθεσμιών με χρωματικούς δείκτες κατάστασης
Μηχανή Υποχρεώσεων
Υπολογισμός προθεσμιών με κανόνες, λογική αυτόματης ολοκλήρωσης και παρακολούθηση εξαρτήσεων
Στρώμα Δικαιωμάτων
Αναθέσεις προσωπικού ανά υποχρέωση με έλεγχο πρόσβασης ανά ρόλο
Ίχνος Ελέγχου
Πλήρες ιστορικό κάθε αλλαγής κατάστασης, υποβολής και ενέργειας προσωπικού με χρονοσημάνσεις
Αποτελέσματα
- Μηδέν χαμένες προθεσμίες στους πρώτους 6 μήνες λειτουργίας
- Χρόνος προσωπικού για παρακολούθηση προθεσμιών μειωμένος κατά περίπου 70%
- Ένταξη νέου πελάτη για ρύθμιση υποχρεώσεων από ώρες σε λεπτά
- Πλήρες ίχνος ελέγχου που ικανοποιεί τις απαιτήσεις κανονιστικών επιθεωρήσεων
- Η παρακολούθηση ανά υποκατάστημα εξάλειψε τις διπλές χειροκίνητες καταχωρίσεις
Αντιμετωπίζετε παρόμοιες προκλήσεις;
Η κατάσταση κάθε οργανισμού είναι μοναδική. Ας συζητήσουμε πώς μπορούμε να βοηθήσουμε στη δική σας.
Ξεκινήστε τη Συζήτηση