Email Triage
Διαχείριση email στελεχών για βοηθούς που δεν έχουν την πολυτέλεια να χάσουν τίποτα.
Διαχειριστείτε πολλαπλούς λογαριασμούς email, κατηγοριοποιήστε αυτόματα κατά προτεραιότητα, παραγάγετε ημερήσιες ενημερώσεις για τα στελέχη και παρακολουθήστε όλες τις επικοινωνίες: email, συναντήσεις, τηλεφωνήματα και προφορικά αιτήματα. Φτιαγμένο για βοηθούς διοίκησης, υπεύθυνους γραφείου και γραμματείς διευθυντών που πρέπει να τα έχουν όλα υπό έλεγχο.
Με μια Ματιά
Το Email των Στελεχών είναι Συντριπτικό
Οι διευθυντές λαμβάνουν εκατοντάδες email καθημερινά σε πολλούς λογαριασμούς. Χωρίς έξυπνη διαχείριση, οι κρίσιμες επικοινωνίες θάβονται και πολύτιμος χρόνος ξοδεύεται σε ταξινόμηση αντί για δράση.
Υπερφόρτωση Εισερχομένων
Εκατοντάδες email φτάνουν καθημερινά σε πολλούς λογαριασμούς: προσωπικούς, τμημάτων, κοινόχρηστους. Χωρίς ενιαία εικόνα, οι βοηθοί εναλλάσσονται ανάμεσα σε webmail, χάνουν το πλαίσιο και σπαταλούν χρόνο σε χειροκίνητη ταξινόμηση.
Χειροκίνητη Ιεράρχηση
Κάθε email πρέπει να διαβαστεί, να αξιολογηθεί και να κατηγοριοποιηθεί με το χέρι. Κρίσιμα αιτήματα από βασικά πρόσωπα θάβονται κάτω από newsletters, αυτόματες ειδοποιήσεις και αλληλογραφία χαμηλής προτεραιότητας. Ώρες σε ταξινόμηση αντί για δράση.
Χαμένα Προφορικά Αιτήματα
Τηλεφωνήματα, συζητήσεις στον διάδρομο και προφορικές οδηγίες από συναντήσεις εξαφανίζονται χωρίς ίχνος. Δεν υπάρχει σύστημα καταγραφής, παρακολούθησης και follow-up για επικοινωνίες εκτός email.
Όλοι οι Λογαριασμοί, Ένας Πίνακας
Συνδέστε έως πέντε λογαριασμούς IMAP και διαχειριστείτε τους από ένα περιβάλλον. Τέλος η εναλλαγή ανάμεσα σε καρτέλες webmail.
Ενοποιημένα Εισερχόμενα
Δείτε όλα τα εισερχόμενα από κάθε συνδεδεμένο λογαριασμό σε μία ροή. Φιλτράρετε ανά λογαριασμό, ανά προτεραιότητα, ή δείτε τα όλα μαζί. Ο συγχρονισμός IMAP σε πραγματικό χρόνο κρατά την εικόνα σας επίκαιρη.
Προβολές ανά Λογαριασμό
Μεταβείτε σε οποιονδήποτε λογαριασμό για εστιασμένη διαχείριση. Κάθε λογαριασμός διατηρεί δική του δομή φακέλων, κατάσταση ανάγνωσης και πρόγραμμα συγχρονισμού.
Λεπτομέρειες Email
Πλήρης απόδοση email με ανίχνευση και καταμέτρηση συνημμένων. Προσθέστε σημειώσεις, αναθέστε follow-ups και αλλάξτε κατηγορίες χωρίς να φύγετε από το περιβάλλον.
Παρακολούθηση Κατάστασης
Παρακολουθήστε κάθε email σε όλο τον κύκλο του: Νέο, Αναγνωσμένο, Αρχειοθετημένο, Απαιτεί Ενέργεια. Επισημάνετε ξεχωριστά όσα χρειάζονται την προσοχή του διευθυντή από όσα μπορεί να χειριστεί ο βοηθός.
Αυτόματη Ταξινόμηση Προτεραιότητας
Τέσσερα επίπεδα προτεραιότητας (Κρίσιμο, Υψηλό, Μεσαίο, Χαμηλό) αποδίδονται αυτόματα από ρυθμιζόμενη μηχανή κανόνων. Αποστολείς VIP, μοτίβα λέξεων και κανόνες domain εξασφαλίζουν ότι τα σωστά email παίρνουν πρώτα προσοχή.
Μηχανή Κανόνων Διαλογής
Ορίστε κανόνες με βάση διεύθυνση αποστολέα, domain, λέξεις θέματος ή μοτίβα regex. Οι κανόνες εφαρμόζονται με σειρά προτεραιότητας· ο πρώτος που ταιριάζει κερδίζει. Φτιάξτε όσους κανόνες χρειάζεστε, δοκιμάστε τους και βελτιώστε τους με τον καιρό.
Ανίχνευση VIP
Επισημάνετε κρίσιμους αποστολείς των οποίων τα email σημαίνονται πάντα ως ύψιστης προτεραιότητας. Μέλη ΔΣ, βασικοί πελάτες, ρυθμιστικές αρχές: τα μηνύματά τους αναδύονται αμέσως, ανεξάρτητα από θέμα ή περιεχόμενο.
Χειροκίνητη Παράκαμψη
Όταν η αυτοματοποίηση δεν αρκεί, ανακατηγοριοποιήστε χειροκίνητα οποιοδήποτε email με ένα κλικ. Οι παρακάμψεις καταγράφονται για ελεγκτικούς σκοπούς και μπορούν να τροφοδοτήσουν νέους κανόνες.
Πρωινή Ενημέρωση, Έτοιμη Αυτόματα
Παραγωγή πλήρους ημερήσιας σύνοψης με ένα κλικ. Διαθέσιμη σε κείμενο και HTML, έτοιμη για αποστολή στο στέλεχος, εκτύπωση ή ανασκόπηση πριν την πρωινή σύσκεψη.
Συλλογή
Το σύστημα συγκεντρώνει όλη τη δραστηριότητα email, αλλαγές κατηγοριοποίησης, νέες αφίξεις και εκκρεμότητες του προηγούμενου 24ώρου από όλους τους συνδεδεμένους λογαριασμούς.
Ανάλυση
Τα email ομαδοποιούνται ανά επίπεδο προτεραιότητας και κατάσταση. Τα κρίσιμα που απαιτούν άμεση προσοχή επισημαίνονται. Υπολογίζονται μετρήσεις δραστηριότητας.
Παραγωγή
Παράγεται μορφοποιημένη ενημέρωση με πλήθη ανά κατηγορία, επισημασμένα κρίσιμα, σύνοψη δραστηριότητας και εκκρεμή follow-ups. Σε απλό κείμενο και HTML.
Παράδοση
Δείτε την ενημέρωση στον πίνακα, αντιγράψτε την ή χρησιμοποιήστε την ως βάση για την πρωινή σας ενημέρωση. Έτοιμη όταν φτάσετε στο γραφείο.
Συναντήσεις, Οργανωμένες
Πλήρης διαχείριση συναντήσεων με προβολή ημερολογίου, παρακολούθηση συμμετεχόντων και εξαγωγή iCalendar. Παρακολουθήστε κάθε συνάντηση από τον προγραμματισμό έως την ολοκλήρωση.
Προβολή Ημερολογίου
Μηνιαία προβολή ημερολογίου με όλες τις προγραμματισμένες συναντήσεις. Χρωματική κωδικοποίηση ανά τύπο: εσωτερική, εξωτερική, βιντεοκλήση, τηλεφώνημα. Πατήστε οποιαδήποτε μέρα για λεπτομερή λίστα.
Διαχείριση Συμμετεχόντων
Προσθέστε συμμετέχοντες σε κάθε συνάντηση με στοιχεία επικοινωνίας. Παρακολουθήστε ποιος παρευρέθηκε, ποιος προσκλήθηκε, και κρατήστε σημειώσεις για τη συμμετοχή και τις ενέργειες καθενός.
Εξαγωγή iCalendar
Εξαγάγετε οποιαδήποτε συνάντηση ως αρχείο .ics για εισαγωγή σε Outlook, Google Calendar ή οποιαδήποτε τυπική εφαρμογή ημερολογίου. Κρατήστε το προσωπικό σας ημερολόγιο συγχρονισμένο.
Πέρα από το Email: Παρακολούθηση Όλων των Επικοινωνιών
Δεν φτάνουν όλα με email. Τηλεφωνήματα, επισκέψεις στο γραφείο, συζητήσεις στον διάδρομο και προφορικές οδηγίες σε συναντήσεις: όλα καταγράφονται, παρακολουθούνται και έχουν follow-up.
Καταγραφή
Καταγράψτε Κάθε Αλληλεπίδραση
Δημιουργήστε εγγραφές για τηλεφωνήματα, επισκέψεις, δια ζώσης συναντήσεις και κάθε άλλη προφορική επικοινωνία. Καταγράψτε όνομα επαφής, ημερομηνία και ώρα, θέμα, λεπτομερείς σημειώσεις και επίπεδο προτεραιότητας.
- Τηλεφωνήματα με στοιχεία καλούντος
- Επισκέψεις στο γραφείο
- Σημειώσεις δια ζώσης συναντήσεων
- Προτεραιότητα ανά στοιχείο
- Υποστήριξη συνημμένων
Παρακολούθηση
Ροή Κατάστασης
Κάθε προφορικό αίτημα ακολουθεί σαφή ροή: Ανοιχτό → Σε Εξέλιξη → Ολοκληρωμένο. Επισημάνετε όσα απαιτούν ενέργεια, αναθέστε υπεύθυνους και παρακολουθήστε την επίλυση. Τίποτα δεν ξεφεύγει.
- Ροή Ανοιχτό → Σε Εξέλιξη → Ολοκληρωμένο
- Σήμανση «Απαιτεί Ενέργεια»
- Ανάθεση υπεύθυνου
- Παρακολούθηση επίλυσης
- Πλήρες ιστορικό αλληλεπιδράσεων
Μη Χάσετε Ποτέ Follow-Up
Δημιουργήστε follow-ups από οποιοδήποτε email, συνάντηση ή προφορικό αίτημα. Ορίστε προθεσμίες, παρακολουθήστε την πρόοδο και πιάστε τα εκπρόθεσμα πριν γίνουν προβλήματα.
Δημιουργία και Ανάθεση
Δημιουργήστε follow-ups απευθείας από email, συναντήσεις ή προφορικά αιτήματα. Ορίστε προθεσμίες, αναθέστε υπεύθυνους και συνδέστε με την αρχική επικοινωνία για πλήρες πλαίσιο.
Εντοπισμός Εκπρόθεσμων
Αυτόματος εντοπισμός εκπρόθεσμων follow-ups. Όσα ξεπέρασαν την προθεσμία επισημαίνονται και αναδύονται στον πίνακα, ώστε τίποτα να μην ξεχαστεί ακόμη και σε φορτωμένες περιόδους.
Σύνδεση με την Πηγή
Κάθε follow-up διατηρεί σύνδεσμο με την προέλευσή του: email, σημείωση συνάντησης ή προφορικό αίτημα. Ένα κλικ σας πάει πίσω στο πλήρες πλαίσιο του γιατί χρειάστηκε η ενέργεια.
Πλήρες Ίχνος Ελέγχου
Κάθε ενέργεια στο σύστημα καταγράφεται με χρονοσήμανση και χρήστη. Φιλτράρετε ανά ημερομηνία, χρήστη ή τύπο ενέργειας για άμεση ανασκόπηση του τι έγινε και πότε.
Αρχείο Δραστηριότητας
Πλήρης καταγραφή όλων των ενεργειών: κατηγοριοποίηση email, προώθηση, αρχειοθέτηση, δημιουργία follow-up, προγραμματισμός συναντήσεων και αλλαγές κατάστασης. Κάθε εγγραφή περιλαμβάνει ποιος έκανε τι, πότε και σε ποιο στοιχείο.
Οπτικοποίηση Χρονολογίου
Χρονολογική προβολή όλης της δραστηριότητας σε email, συναντήσεις, προφορικά αιτήματα και follow-ups. Ημερήσιες και εβδομαδιαίες αναλύσεις δείχνουν μοτίβα. Φιλτράρετε ανά εύρος ημερομηνιών, χρήστη ή τύπο ενέργειας.
Επισκόπηση σε Πραγματικό Χρόνο
Ένας πίνακας που δείχνει ό,τι χρειάζεται προσοχή. Πλήθη email, επερχόμενες συναντήσεις, εκκρεμή follow-ups και πρόσφατη δραστηριότητα, όλα σε πραγματικό χρόνο.
Ευφυΐα Email
Στατιστικά Email
Πλήθη σε πραγματικό χρόνο ανά κατηγορία, κατάσταση και λογαριασμό. Δείτε πόσα κρίσιμα χρειάζονται προσοχή, πόσα email ήρθαν σήμερα και την κατανομή στους λογαριασμούς σας.
- Πλήθη ανά προτεραιότητα (Κρίσιμο/Υψηλό/Μεσαίο/Χαμηλό)
- Πλήθη ανά κατάσταση (Νέο/Αναγνωσμένο/Αρχειοθετημένο)
- Ανάλυση ανά λογαριασμό
- Κρίσιμα στοιχεία που απαιτούν προσοχή
- Δείκτες τάσεων
Λειτουργική Προβολή
Δραστηριότητα και Προγραμματισμός
Σημερινές συναντήσεις, επερχόμενες προθεσμίες follow-up και ροή πρόσφατης δραστηριότητας: ό,τι χρειάζεται ένας βοηθός διοίκησης για τη μέρα, ορατό με μια ματιά.
- Πρόγραμμα σημερινών συναντήσεων
- Επερχόμενες προθεσμίες follow-up
- Ειδοποίηση εκπρόθεσμων
- Ροή πρόσφατης δραστηριότητας
- Συντομεύσεις γρήγορων ενεργειών
Τεχνική Βάση
Χτισμένο σε σύγχρονο, ασύγχρονο backend Python με συγχρονισμό IMAP σε πραγματικό χρόνο. Ελαφρύ frontend, εγκατάσταση σε containers, έτοιμο για παραγωγή.
FastAPI
Ασύγχρονο Backend
PostgreSQL
Βάση Δεδομένων
IMAPClient
Συγχρονισμός Email
SQLAlchemy
Στρώμα ORM
Docker
Εγκατάσταση
Επιλογές Εγκατάστασης
Τα email σας, η υποδομή σας. Το Email Triage εγκαθίσταται ανά πελάτη με Docker Compose, όχι ως κοινόχρηστη πλατφόρμα SaaS.
Επιλογή Α
Η Υποδομή σας
Εγκαταστήστε το Email Triage στο δικό σας VPS ή server με Docker Compose. Ρυθμίστε τα διαπιστευτήρια IMAP, συνδέστε τους λογαριασμούς σας και διατηρήστε πλήρη έλεγχο των δεδομένων σας.
- Εγκατάσταση με Docker Compose
- Ρυθμίστε τους δικούς σας λογαριασμούς IMAP
- Πλήρης έλεγχος όλων των δεδομένων
- Άμεση πρόσβαση στη βάση δεδομένων
- Παρέχουμε υποστήριξη εγκατάστασης
Επιλογή Β
Διαχειριζόμενη Φιλοξενία
Εμείς εγκαθιστούμε και συντηρούμε τα πάντα. VPS, domain, SSL, βοήθεια ρύθμισης IMAP, αντίγραφα και ενημερώσεις, πλήρως διαχειριζόμενα ώστε να εστιάζετε στα στελέχη σας.
- VPS, domain, SSL περιλαμβάνονται
- Βοήθεια ρύθμισης IMAP
- Αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας
- Τακτικές ενημερώσεις και συντήρηση
- Υποστήριξη προτεραιότητας
Δομή Τιμολόγησης
Η τιμολόγηση του Email Triage βασίζεται στο μοντέλο εγκατάστασης και τον αριθμό συνδεδεμένων λογαριασμών. Κάθε εγκατάσταση ρυθμίζεται στις απαιτήσεις σας: λογαριασμοί IMAP, κανόνες διαλογής, προτιμήσεις ειδοποιήσεων και ανάγκες ενσωμάτωσης.
- Εφάπαξ κόστος εγκατάστασης (εγκατάσταση, παραμετροποίηση, ένταξη)
- Ετήσιο συμβόλαιο συντήρησης (ενημερώσεις, υποστήριξη, αντίγραφα)
- Τιμολόγηση βάσει αριθμού λογαριασμών email
- Χωρίς χρεώσεις ανά email ή ανά χρήστη
- Προαιρετικά: Διαχειριζόμενη φιλοξενία
Επικοινωνήστε μαζί μας για προσφορά προσαρμοσμένη στον οργανισμό σας.
Έτοιμοι να δαμάσετε τα εισερχόμενα του στελέχους σας;
Σταματήστε τα ζογκλερικά με πολλές καρτέλες webmail, τη χειροκίνητη ταξινόμηση εκατοντάδων email και την απώλεια προφορικών αιτημάτων. Το Email Triage φέρνει όλες τις επικοινωνίες σε μία πλατφόρμα φτιαγμένη για βοηθούς διοίκησης που πρέπει να τα έχουν όλα υπό έλεγχο.